科研经费结算管理系统在财务管理中的应用

【摘 要】 随着高校科研经费来源渠道的多元化和科研经费总量的急剧增加，科研经费管理工作量随之增加，如何有效利用财务信息化管理手段加强科研经费管理是高校面临的新课题。文章探讨了学校财务结算系统与各类科研经费预算科目以及结算报表之间如何实现项目经费支出自动归结和匹配于各类报表，从而实现科研经费的实时动态管理。 
　　【关键词】 科研经费； 财务信息化； 结算管理系统 
　　中图分类号：F232；G475 文献标识码：A 文章编号：1004-5937（2014）24-0115-02 
　　一、高校科研经费管理现状 
　　高校科研经费主要来源于两个渠道，一是来自教育、科技等部门的财政性拨款和高校内部预算安排拨付的经费，经费来源性质属于中央或地方财政资金，俗称纵向科研经费；二是来自企业、公司、集团等，经费来源性质属于社会资金的技术开发、技术协作、技术支持、培训咨询、科技成果转让等社会性质投入科研经费，也称横向科研经费。目前，高校科研项目的管理大多采用项目主持人负责制。项目在申报阶段由项目主持人根据申报项目要求提出经费预算，经专家评审通过后，项目主管单位正式下达项目经费预算，学校在接到纵向和横向科研经费后，依据各类经费的管理办法设置经费代码后单独立项管理。项目主持人对所承担项目的经费使用和管理负责，科技处、财务处行使对项目经费的审批、监督和核算等工作。由于科研经费研究周期大多为1—5年，时间跨度长、类型多（如973、863、国家支撑计划、国家基金、省基金、教育厅项目和横向项目等），同时各类项目的经费管理办法、预算科目、结算报表以及事中、事后检查的要求不尽相同，大多数项目主持人和课题组成员缺乏财务知识以及对各类经费的管理办法重视不够，预算编制时很少全面、系统地考虑经费使用的时效性、合理性和特殊性，也不请财务部门参与，使得项目经费预算的准确性不高，偏差较大，失去了预算应有的严密性和严肃性，往往预算与结算存在一定差异，在经费列支中出现随意性和违规性，不能严格执行预算。一旦项目面临中期检查、结题和财务审计时，项目主持人往往面对项目经费支出明细账不知如何填报财务报表、经费支出如何归类（科目）。决算报表与财务部门实际核算账目不一致，课题经费的预（决）算科目和会计核算科目不一致，导致课题不能顺利结题验收，财务管理部门也疲于应付科研经费查账、复印财务发票和凭证、调账、审核结算报表真实性等工作。 
　　对于缺乏财务知识的科研人员来说，根据会计核算明细账来准确填报课题结算报表不是件容易的事，会计分录对于大部分科技人员来讲有难度，而且需要花费大量的时间和精力，使课题组成员不能安心从事科研工作。作为财务管理部门，也希望能够帮助每一课题组来完成财务报表，但随着课题数量和经费总量的不断增加，财务管理部门力不从心。为了有效解决科研经费财务结算报表填制和跟踪预算科目经费使用进度等问题，结合纵向和横向科研项目的不同特点和管理要求，根据国家和学校关于科研经费管理的相关规定，云南农业大学财务处于2010年在原有的经费指标查询系统的基础上开发了科研经费结算管理系统①，提高了科研经费的管理效率。