ERP实施过程中关于基础数据的那点事儿

一、引言 
　　水开了却发现没有面条。你遇到过这样的尴尬吗？ 
　　英国查理国王准备拼死一战了，出征前命令车夫钉马掌，后来才发现少了一个马蹄钉，但如此紧要关头，也只好骑着少了一个马蹄钉的马出战了，战斗过程中因少了一个钉子马掌掉了，马摔倒了，战争输了，国家灭亡，连从头再来的机会都没有了。漫长的历史中，有多少战争毁于关键性的基础工作？企业ERP项目的实施，丝毫不亚于一场战役，对基础工作的不重视，浪费了多少企业的宝贵时间？ 
　　二、背景 
　　本文所述企业是一家湖北的民营上市公司，从事武器装备的研发、生产与销售。技术水平国际领先，市场占有率居世界前列，拥有良好的社会口碑和业界影响力。企业前期属于高速发展期，现阶段企业发展趋于平稳，各类问题突显，企业规模已经扩大，市场已经打开，组织架构和人员已经扩张，且流程繁杂，企业意识到此问题的重要性，着力加强内部管控。利用各种手段加强管理，特别在信息化建设方面不遗余力，持续投入，引进了很多国际先进的信息系统，企业领导希望通过先进的管理理念与工具支撑企业的持续发展。其中ERP项目就是企业信息化规划的一项重点任务。 
　　笔者作为企业的信息化负责人，全程负责了ERP的实施工作，整个实施过程用一场战役来比喻毫不夸张。 
　　三、基础数据呢？ 
　　项目启动伊始，领导高度重视，成立了项目组，举行了誓师大会，人员培训、需求调研、方案研讨、系统配置及集成测试等各项工作如火如荼，一切看上去都很美好，各部门摩拳擦掌，只待一声令下，项目全面上线。 
　　预备 
　　开始 
　　“等等，你们的基础数据在哪里？”全傻了……“基础数据？不知道在哪里，可能散落在民间吧。” 
　　“没数据系统怎么运行？” 
　　“数据量很大！数据沉淀！数据变动！数据收集难！” 
　　“好了，别扯了，把项目暂停掉吧，什么时候整理好，什么时候再上线。”就这样，由于基础数据没及时到位，诺大的一个ERP项目戛然而止。企业信息化领导小组痛定思痛，下决心好好整治一下基础数据那点事儿。 
　　实施ERP所需要的基础数据包括：物料主数据、BOM主数据、供应商主数据、采购信息记录、工艺路线、工作中心、客户主数据和期初库存数据等。 
　　经过分析，此次数据整理的问题的主要是物料主数据和BOM主数据，那么原因在哪里？总结归纳为以下几点。 
　　1.对基础数据重要性的认识不够 
　　ERP实施上线，被认为是上层建筑的事，项目实施组把精力放在流程构造和系统实现上，忽视基础数据的重要性。 
　　2.数据基础薄弱，历史遗留问题多 
　　（l）物料编码混乱，一物多码、一码多物情况严重。 
　　（2）物料描述不规范。 
　　（3） BOM层级关系不明确。 
　　（4） BOM不完善，无法准确指导生产，生产靠经验。 
　　（5）历史老旧产品无BOM。 
　　（6） BOM版本管理混乱。 
　　3.标准化工作欠缺，数据归档不严格 
　　企业有标准化管理，但执行不彻底，长期随意性工作降低了标准化的执行力度。执行过程缺乏信息交流，形成了信息孤岛。企业属项目型研发与生产，项目时间紧，技术状态不稳定，产品生命周期短，历史资料管理不规范，绿色通道横行，诸多原因导致各项基础数据不齐、不准和不及时。 
　　数据的档案管理、版本管理缺乏有效地工具或手段进行归整，导致很多历史数据找不到、对不清。标准化工作的缺失最终导致的是数据质量不高，收集到的数据无法使用。 
　　4.信息系统衔接出现问题 
　　企业前期在研发中心上线实施了PDM系统，作为一个项目研发型的企业，PDM是数据的源头，研发用的物料编码与BOM都来自于PDM。而ERP实施时，PDM还处于上线初期，基础不牢靠，很多制定的数据规范还未能得到彻底落实。同时PDM重点在于对研发过程的管控，特别是对在研产品的管控，对历史的数据资料没有完善。ERP是业务与财务一体化，要求对生产资料和业务流程进行全面管控，与PDM在管理重点上有差异。另外两套系统之间的数据接口设计也未能经受考验。 
　　5.实施过程管控不及时 
　　ERP实施工作的计划性很强，对时间节点的把控很严格。但往往严苛的实施方法论忽视了被实施个体的差异，也忽视了对每个节点提交物的检验以及风险的及时提示。 
　　正是因为如此，实施组经验的缺失导致了对基础数据整理工作的忽视。仅仅只是向各个部门交待了一声“要整理数据”，提交了几个表格而已，没有深入了解数据整理的状况以及整理过程中的问题，过程的失控最终导致项目的失败。 
　　四、欠账迟早是要还的！ 
　　项目上线的第一次流产有方方面面的问题，不管怎样，项目终归是无法一次性顺利进行了。于是企业项目组只好请退实施公司的人员，自己关门好好整理基础数据了。怎么整理？摆在项目组面前的就像是潘多拉的魔盒，盒子就摆在那，谁都不敢打开，因为大家都知道打开盒子意味着什么。